Onnistu muutoshankkeen johtamisessa

Muutos ei ole helppoa, ei todellakaan. Moni sanoo mielellään, että jonkun pitää muuttua, parantaa asioita, kun asiat eivät ole hyvin. Mutta todellisuudessa muutos pelottaa meitä kaikkia. Miksi näin on? Nykytila on tuttu ja turvallinen ja muutos on tuntematon. Tästä syystä meidän on vaikea ottaa askelia eteenpäin.

Alati muuttuvassa toimintaympäristössämme, kilpailukyvyn säilyttäminen edellyttää liiketoiminnan kehittämistä – muutosmatkaa nykytilasta kohti tavoitetilaa.

Ymmärtääksemme meissä muutoksen edessä syntyviä tunteita, voimme tarkastella Elisabeth Kübler-Rossin kehittämää muutoskäyrää. Muutoskäyrä havainnollistaa niitä tunnetiloja, joita käymme läpi, kun kohtaamme muutoksen. Se ei ole vain yksinkertainen prosessi siirtymisestä pisteestä A pisteeseen B. Pikemminkin se on matka, jossa kohtaamme vaiheita, jotka vaativat psykologista joustavuutta ja aikaa. Muutoskäyrän mallit näkyvät usein suruprosessissa, mutta ne soveltuvat yhtä hyvin muutosjohtamisen maailmaan.

Kun saamme tietää esimerkiksi yrityksen toiminnassa tapahtuvista muutoksista, projektin toimintatapojen muutostarpeesta tai vaikka uuden työtavan käyttöönotosta, ensimmäinen reaktiomme on usein shokki. Ymmärrämme, että asiat muuttuvat, mutta emme vielä käsitä täysin, mitä se merkitsee. Shokkitilanteessa suorituskykymme saattaa jopa parantua hetkeksi, kun keskitymme täysin tapahtuneeseen ja yritämme käsitellä asiaa.

Ensireaktion jälkeen meillä on taipumusta kieltäytyä uskomasta tapahtunutta. Yritämme usein takertua entiseen, sillä se tuntuu turvalliselta. Tyypillisesti toivomme, että asiat palaisivat ennalleen.

Kun kieltämisen vaihe murtuu, siirrymme vastustamisen ja suuttumuksen vaiheeseen. Tämä on hetki, jolloin alamme todella tajuta muutoksen vaikutukset. Saatamme olla turhautuneita ja ärsyyntyneitä. ‘Miksi tämä tapahtui?’ Suuttumus syntyy usein siitä, että menetämme kontrollin tunteen. Saatamme yrittää neuvotella: ‘Voisiko päätöksen perua?’ Tämä on luonnollista, sillä meidän on vaikea hyväksyä uutta tilannetta.

Jos neuvottelu tai vastarinta eivät tuota toivottua tulosta, seuraa usein masennusvaihe. Tällöin muutoksen paino todella iskee meihin, ja alamme käsitellä sen todellisia seurauksia. Lamaantumisen vaihe on psykologisesti raskas, ja sen aikana suorituskykymme laskee merkittävästi. Tunnemme ehkä, että emme voi vaikuttaa asiaan, ja mieli kääntyy sisäänpäin. Tämä voi olla muutosprosessin vaikein vaihe.

Kun olemme päässeet masennuksen yli, alamme hyväksyä tilannetta. Hyväksymisen vaiheessa ajatuksemme muuttuvat käytännöllisemmiksi: ‘Tämä on osa elämää, minun täytyy jatkaa eteenpäin.’ Tässä vaiheessa aletaan myös sopeutua uuteen tilanteeseen ja etsiä keinoja, joilla muutos voidaan integroimalla osaksi arkea.

Miksi nämä eri vaiheet ovat tärkeitä muutosjohtamisessa? Koska ihmisten reaktiot muutokseen eivät ole aina samanlaisia. Yksi ihminen saattaa juuttua pidemmäksi aikaa shokkiin, toinen jää ehkä vellomaan vihaan tai masennukseen. Tunnistamalla, missä vaiheessa kukin on, voimme tarjota yksilöllistä tukea ja ohjausta.

Tähän liittyy myös käsite psykologisesta resilienssistä, eli siitä, miten hyvin ihminen kykenee käsittelemään muutoksia ja toipumaan niistä. Resilienssi vaihtelee suuresti yksilöiden välillä, ja tässä muutosjohtajilla on merkittävä rooli. Kun esimerkiksi projektipäällikkö kohtaa tilanteen, jossa toimittajaa tai toimeenpanijaa täytyy vaihtaa, se voi herättää monenlaisia tunteita tiimissä. Osa tiimistä voi olla nopeasti hyväksymässä muutosta, mutta toiset saattavat tuntea epävarmuutta tai jopa pelkoa.

Onnistuneiden muutoshankkeiden piirteissä korostuvat tasapainoisesti kohdistetut toiminepiteet ihmisiin, toimintamalleihin ja työkaluihin. Epäonnistuneissa muutoshankkeissa yheteistä on panotus teknologiaan ja toimintamalleihin – jolloin ne jäävät tehokkaasti omaksumatta ja käyttämättä.

Muutostilanteessa toimintamallientuottaminen ja työkalujen valinta hoituvat helpoiten, mutta muutoksen potentiaali saavutetaan vasta silloin, kun ihmiset autetaan muutosvaiheen yli, huomioiden ihmisten yksilöllisyys.  Muutosta ei onnistu antamalla määräyksiä tai ohjeita. Ihmisten käyttäytymisen ymmärtäminen ja heidän tukemisensa eri vaiheissa on oleellista, jotta he voivat sopeutua ja ottaa muutoksen omakseen.

Kun ymmärrämme tämän kaaren ja ihmisten psykologiset reaktiot, voimme huomata, että muutos ei ole lineaarinen matka. Jokainen meistä liikkuu kaarella omaa tahtiaan, ja on tärkeää, että muutosjohtamisessa huomioidaan tämä. Olemme yksilöitä, ja tarvitsemme sekä aikaa että tukea päästäksemme jokaisen vaiheen läpi. Tavoitteena on auttaa ihmisiä siirtymään mahdollisimman nopeasti hyväksymisen ja sopeutumisen vaiheisiin, jotta he voivat jatkaa tehokkaasti.

Muutoksen tukeminen vaatii siis paitsi ihmisten yksilöllisten tasojen tunnistamista myös kykyä viestiä muutoksen hyödyt selkeästi ja rakentavasti. Kun työntekijät kokevat, että heitä kuunnellaan ja heille annetaan tukea, he ovat valmiimpia hyväksymään ja omaksumaan muutokset, vaikka ne olisivat haastaviakin.

Muutos on väistämätöntä – sen me tiedämme jo nyt. Teknologian kehitys, poliittiset tapahtumat ja markkinoiden vaihtelut tekevät siitä osan jokapäiväistä elämäämme. Kysymys ei ole siitä, miten voimme välttää muutosta, vaan miten voimme auttaa itseämme ja toisiamme siirtymään siihen nopeammin ja sujuvammin. Kun muutosta johdetaan hyvin, siitä voi tulla tilaisuus oppia ja kasvaa, sekä yksilöinä että organisaationa.”

Toivon, että tämä auttoi ymmärtämään, miksi muutos ei ole vain muutos, vaan ihmisten johtamisen matka, johon meidän tulee panostaa huolella. Muista liittyä kanavamme seuraajaksi, niin saat lisää vinkkejä muutosjohtamisesta, yhteistoiminnan johtamisen ja projektinhallinnan ratkaisuita.