Lopetetaan tuhlaaminen – projektinhallinnan tavat muuttuvat

Yli 90 % projekteista ylittää budjettinsa yli 30 %. Täh?

Onko meillä varaa jatkaa tällaista resurssien tuhlaamista? 

Ai? Miten niin projektit epäonnistuvat?  Yksi syy näihin tuloksiin on:

1. Projektinhallintaan käytettävissä olevien teknologioiden alhainen kypsyysaste, josta seuraa
2. projektihenkilöstöön kohdistuvat korkeat odotukset ja vaatimukset,
3. altistaen heidät työuupumukselle, joka vaikuttaa projektin onnistumiseen.

McKinseyn mukaan megaprojekteista jopa 98 % ylittää budjetin tai aikataulun, ja Bent Flyvbjergin tutkimukset osoittavat, että 90 % infrastruktuurihankkeista ylittää kustannusarvion. Pelkästään näissä projekteissa hukataan vuosittain satoja miljardeja dollareita maailmanlaajuisesti. Pienemmissä projekteissa korostuvat samankaltaiset ongelmat kuin suurissa hankkeissa, kuten optimistinen aikataulutus, resurssien riittämätön suunnittelu ja projektinhallintatyökalujen puutteet. Pienemmissä projekteissa on suurempi joustavuus ja mahdollisuus nopeisiin korjaustoimiin, mutta ne voivat kärsiä samoista ennakoinnin ja riskienhallinnan puutteista kuin suuremmat projektit.

Tämä nostaa esiin kysymyksen: onko meillä varaa hukata näin runsaasti resursseja ja pääomia? Perälauta vuotaa kuin seula. Hukatut resurssit eivät ole vain suoria kustannuksia – ne vaikuttavat myös välillisesti, kuten viivästymisen aiheuttamien liiketoimintamahdollisuuksien menettämisenä, kalliina toteutus ratkaisuina, työvoiman tehottomuutena ja projektihenkilöstön uupumisena. Tällaiset haasteet johtavat usein kalliisiin lisäinvestointeihin ja organisaatioiden maineen heikkenemiseen.

Johtamisjärjestelmät muuttuvat – Tekoälyn mahdollisuudet projektinhallinnassa

Tekoälyn tarjoamat mahdollisuudet eivät ole vain lupaavia, vaan kaikella todennäköisyydellä ne tulevat osoittautumaan välttämättömiksi estämään jatkuvaa resurssien tuhlaamista.

Gartnerin tutkimuksen mukaan vuoteen 2030 mennessä jopa 80 % projektinhallinnan tehtävistä voidaan delegoida tekoälylle.

Tekoälyratkaisut mullistavat sen, miten ohjelma- ja projektisalkun hallinnan johtajat ja projektihenkilöstö hyödyntävät teknologiaa liiketoiminnan tavoitteiden tukemisessa.

Tämä ei tarkoita ihmisten korvaamista, vaan uudenlaisen yhteistyön syntymistä, jossa tekoäly hoitaa aikaa vieviä hallinnollisia tehtäviä ja ihmiset keskittyvät strategiseen johtamiseen.

Gartnerin tutkimuksen mukaan tekoäly ja digitalisaatio muuttavat projektinhallintaa merkittävästi, erityisesti kuudella avainalueella.

1. Projektien valinta ja priorisointi: Tekoäly tunnistaa arvokkaimmat projektit ja vähentää inhimillisiä ennakkoluuloja.
2. Projektitoimiston tuki: Automaatio virtaviivaistaa seurantaa, raportointia ja riskienhallintaa.
3. Riskien ennakointi: AI havaitsee riskejä ja ehdottaa ratkaisuja ennen ongelmien eskaloitumista.
4. Virtuaaliset avustajat: Tekoäly automatisoi rutiinitehtäviä ja parantaa resurssien hallintaa.
5. Reaaliaikaiset raportit: Automatisoidut raportit tarjoavat ajantasaista tietoa suorituskyvystä.
6. Projektipäällikön uusi rooli: Hallinnollisista tehtävistä siirrytään strategiseen johtamiseen ja tiimien valmentamiseen.

Edellytykset tekoälyn hyödyntämiselle

Jotta tekoälyn hyödyt voidaan saavuttaa, organisaatioiden on ratkaistava keskeisiä haasteita, jotka tarkoittaa toiminnan muutosta:

1. Datan hallinta: Tekoäly tarvitsee yhtenäistä ja laadukasta dataa toimiakseen tehokkaasti. Hajanaiset taulukot ja vanhentuneet dokumentit on korvattava systemaattisella datanhallinnalla, joka kattaa aikataulut, tehtävät, resurssit, syntyvän dokumentaation ja riskit. Kun data on kunnossa, tekoäly voi tunnistaa trendejä, ennakoida riskejä ja optimoida projektien hallintaa. Laadukas data ei ole vain vaatimus tekoälyn hyödyntämiselle – se on avain projektien menestykseen tekoälyn aikakaudella.
2. Organisaation valmius: Kysymys on ennenkaikkea ihmisistä. On tärkeää rakentaa organisaatioon kulttuuria ja kouluttaa henkilöstöä hyväksymään tekoälyyn liittyvät muutokset.

Kuinka tekoäly muuttaa projektitiimejä ja johtamista?

Tekoälyn käyttöönotto muuttaa projektivastuuhenkilöiden rooleja merkittävästi. Rutiininomaiset ja aikaa vievät tehtävät, kuten raporttien laatiminen, edistymisen seuranta ja riskien analysointi, siirtyvät tekoälyavusteisten työkalujen hoidettavaksi. Tämä vapauttaa vastuuhenkilöitä keskittymään tehtäviin, jotka vaativat inhimillistä osaamista: tiimien valmentamiseen, sidosryhmien hallintaan ja strategiseen suunnitteluun. Tekoäly toimii apurina, joka tarjoaa reaaliaikaisia tilannekuvia, tunnistaa riskejä ja ehdottaa ratkaisuja. Projektin vastuuhenkilöstöstä tulee enemmän johtajia ja valmentajia, jotka varmistaa, että tiimit toimii tehokkaasti ja yhteiset tavoitteet saavutetaan. Tämä muutos ei vain tehosta työtä, vaan myös nostaa sen vaikuttavuutta ja strategista merkitystä organisaatiolle

Tekoälyn lupaava tulevaisuus

Tekoäly tarjoaa valtavia mahdollisuuksia projektinhallinnan tehokkuuden ja tuloksellisuuden parantamiseksi. McKinseyn, Gartnerin ja Bent Flyvbjergin tutkimukset korostavat, että organisaatioiden on investoitava oikeaan dataan, teknologiaan ja kulttuurisiin muutoksiin hyödyntääkseen tekoälyn täyden potentiaalin.

Kysymys ei ole oikeastaan projektinhallinnan parantamisesta. Kysymys on jatkuvan resurssien tuhlaamisen estämisestä. Vuosittain hukatut miljardit merkitsevät menetettyjä mahdollisuuksia, tehottomuutta ja tarpeetonta painetta projektiorganisaatioille. Meneillään oleva muutos auttaa tekemään projekteista menestyviä ja kestävämpiä – ja saavuttamaan huomattavia resurssi ja kustannushyötyjä.